Để tạo yêu cầu cần trình duyệt lên các Cấp quản lý, Anh/Chị thực hiện các bước như sau:

1. Đăng nhập và đến màn hình Trang chủ của Hệ thống, nhấn vào phân hệ Phê duyệt có icon như sau:

2. Nhấn chọn quy trình phù hợp để tạo yêu cầu.

3. Nhấn Tạo yêu cầu Quy trình của Bảng thông tin 

Hoặc nhấn vào menu Phê duyệt của Tôi -> Nhấn Yêu cầu mới

4. Nhập các thông tin của yêu cầu:

Lưu ý:

- Các thông tin được bôi đậm line nhập là các thông tin bắt buộc phải nhập dữ liệu.

- Tùy vào quy trình mà các thông tin phía dưới có thể khác nhau

Trên màn hình sẽ hiển thị các thông tin như sau:

- Tên yêu cầu: Hệ thống đang lấy mặc định tên yêu cầu => Anh/Chị nhập thêm tên dự án cần trình duyệt dự toán hoặc điều chỉnh lại tên theo nhu cầu.

- Loại hành động: Loại quy trình, Anh/Chị có thể chọn lại quy trình cần phê duyệt phù hợp (Lưu ý: Loại quy trình này sẽ có tương ứng theo luồng duyệt được thiết lập sẵn).

- Ngày tháng: Nhập Ngày dự chi

- Chu kỳ: Nhập thời gian bắt đầu và kết thúc của Dự toán.

- Dự án: Nhập dự án cần duyệt cho dự toán

- Thành tiền: 

        + Đối với dự án thuộc dịch vụ EO/PO/Payroll Outsourcing: Nhập tổng chi phí lương dự chi

        + Đối với Dự án thuộc dịch vụ khác hoặc Phòng ban: Nhập tổng chi phí cần chi trong dự toán.

- Mô tả: Nhập nội dung cần trình duyệt cho quản lý.

- Danh sách người phê duyệt: danh sách các quản lý tham gia vào luồng duyệt theo thứ tự từ trên xuống dưới.

Lưu ý với danh sách người phê duyệt: Trong trường hợp người phê duyệt khác với trong luồng duyệt thì Anh/Chị có thể thay đổi người phê duyệt cho phù hợp.

5. Đổi người phê duyệt thì các Anh/Chị nhấn qua Tab Danh sách người phê duyệt -> Nhấn chọn người phê duyệt cần đổi và nhập lại tên của người phê duyệt phù hợp

6. Nhấn Lưu để hệ thống lưu thông tin.

7. Nhấn vào Đính kèm -> Thêm để đính kèm file Dự toán và các file liên quan lên yêu cầu

8. Nhấn Trình để trình duyệt lên các cấp quản lý

 Với yêu cầu được Quản lý trả về đề nghị các Anh/Chị điều chỉnh lại thì sẽ được thể hiện như sau:

1. Ngoài Màn hình danh sách các yêu cầu

Nhấn vào chi tiết yêu cầu thì yêu cầu sẽ có trạng thái là Hủy

2. Để điều chỉnh yêu cầu các Anh/Chị nhấn vào yêu cầu để vào màn hình chi tiết -> Nhấn Back to draft

3. Nhấn Sửa để điều chỉnh lại các thông tin của yêu cầu.

4. Sau khi đã điều chỉnh xong thì nhấn Trình để trình lại lên các cấp Quản lý.

5. Khi cần gửi thông điệp giải trình thêm cho Cấp quản lý thì các Anh/Chị nhấn Gửi tin phía dưới phần nhập mô tả

=> Nhấn Gửi để hệ thống lưu nội dung và gửi mail cho Cấp quản lý liên quan.

 1. Khi Cấp quản lý có gửi tin cho Anh/Chị yêu cầu giải trình thì Anh/Chị sẽ nhận được email như sau:

2. Anh/Chị nhấn vào Xem Approval Request để đi đến yêu cầu cần Anh/Chị giải trình.

3.  Anh/Chị nhấn Gửi tin phía dưới phần nhập mô tả để nhập nội dung giải trình theo yêu cầu của Cấp quản lý như hình dưới:

=> Nhấn Gửi để hệ thống lưu nội dung và gửi mail cho Cấp quản lý liên quan về nội dung giải trình.

 Để có thể theo dõi được các yêu cầu Anh/Chị đã được trình duyệt, Anh/Chị xem như sau: 

1. Xem theo trạng thái: Anh/Chị vào menu Phê duyệt của tôi và chọn Yêu cầu của tôi

-> Hệ thống sẽ hiển thị danh sách yêu cầu theo trạng thái dạng Kanban

2. Xem theo danh sách: Anh/Chị nhấn bên góc phải màn hình, hệ thống sẽ hiển thị như sau:

3. Anh/Chị có thể theo dõi được yêu cầu đang đến Cấp Quản lý nào duyệt và Anh/Chị có thể sử dụng tính năng gửi tin nếu Cấp Quản lý vẫn chưa duyệt yêu cầu.

 Khi có yêu cầu đã được trình lên các Cấp quản lý thì Cấp quản lý duyệt tiếp theo thấy được các yêu cầu qua các hình thức sau:

1. Yêu cầu cần duyệt sẽ được gửi qua email, cấp quản lý nhấn vào Link trong email để mở yêu cầu cần duyệt

2. Anh/Chị vào hệ thống Transformer, vào phân hệ Phê duyệt như hình sau:

Ở Màn hình điều khiển, mục Quy trình Anh/Chị nhấn vào To Review để xem các yêu cầu cần duyệt

Hoặc Anh/Chị nhấn vào menu Người quản lý và chọn Phê duyệt cần xem xét để xem các yêu cầu cần duyệt.

 Để thực hiện duyệt hoặc từ chối yêu cầu thì Anh/Chị thực hiện các bước như sau:

1. Nhấn vào yêu cầu để xem chi tiết như hình dưới: 

- Trạng thái của yêu cầu sẽ là Đang duyệt

Cấp quản lý sẽ thao tác dựa trên các tính năng sau:

- Duyệt: Cấp quản lý đồng ý duyệt yêu cầu => Yêu cầu sẽ chuyển lên cho cấp quản lý tiếp theo duyệt cho tới khi cấp quản lý cuối cùng duyệt thì trạng thái của yêu cầu sẽ chuyển sang Duyệt.

- Từ chối: Cấp quản lý không đồng ý và muốn ngưng quy trình duyệt của yêu cầu. Khi Quản lý nhấn từ chối thì trạng thái của yêu cầu sẽ chuyển sang Bị từ chối, người trình duyệt cũng sẽ không được điều chỉnh yêu cầu.

=> Lưu ý cân nhắc kỹ trước khi nhấn Từ chối.

- Hủy: Cấp quản lý trả về cho người trình yêu cầu và đề nghị điều chỉnh lại. Trạng thái của yêu cầu sẽ chuyển sang Hủy.

2. Tùy theo việc xem xét yêu cầu mà Cấp Quản lý thực hiện nhấn Duyệt hoặc Từ chối hoặc Hủy.

3. Trong trường hợp Cấp quản lý nhấn Từ chối hoặc Hủy thì phản hồi cho Người trình duyệt thực hiện như sau:

- Anh/Chị nhấn Gửi tin phía dưới phần nhập mô tả để nhập nội dung đề nghị giải trình như hình dưới:

- Nhấn Gửi để hệ thống lưu nội dung và gửi mail cho người liên quan cần giải trình.

 Để thực hiện gửi yêu cầu giải trình mà không cần nhấn Hủy để trả về thì Anh/Chị thực hiện các bước như sau:

1. Nhấn vào yêu cầu để mở chi tiết. 

2. Anh/Chị nhấn Gửi tin phía dưới phần nhập mô tả để nhập nội dung đề nghị giải trình như hình dưới:

3. Nhấn Gửi để hệ thống lưu nội dung và gửi mail cho người liên quan cần giải trình.

 Để có thể theo dõi được các yêu cầu, Anh/Chị xem như sau: 

1. Xem theo trạng thái: Anh/Chị vào menu Tất cả phê duyệt, hệ thống sẽ hiển thị tất cả danh sách yêu cầu

2. Anh/Chị có thể theo dõi được yêu cầu nào đã được duyệt và chưa được duyệt và Anh/Chị có thể sử dụng tính năng gửi tin nếu cần trao đổi thông tin với bất kỳ ai có tham gia vào luồng duyệt yêu cầu.

Để gửi tin Anh/Chị thực hiện như sau: 

- Anh/Chị nhấn Gửi tin phía dưới phần nhập mô tả để nhập nội dung trao đổi như hình dưới:

- Nhấn Gửi để hệ thống lưu nội dung và gửi mail cho người liên quan cần trao đổi.